VSD Viewer for Visio Drawings

Analysoinut Appwesome

Hei kaikki! Jos olet koskaan ollut tilanteessa, jossa sinun on tarkasteltava tai muokattava Visio-tiedostoja liikkeellä ollessasi, olet todennäköisesti törmännyt ongelmiin, koska Visio ei ole saatavilla mobiilialustoilla. No, ei hätää enää, sillä VSD Viewer for Visio Drawings on täällä pelastamassa päivän.

Kaavion lukeminen pieneltä näytöltä

Visio-kaaviossa pienet tekstit, haarautuvat nuolet ja lähekkäin sijoitetut symbolit voivat muuttua puhelimella hankalaksi sekamelskaksi. Siksi arvioin katseluohjelmaa ennen kaikkea sen perusteella, auttaako se pääsemään yleiskuvasta yksityiskohtiin ilman, että kaavion rakenne katoaa. VSD Viewer on tähän käyttöön tarkoitettu, ei työpöytäeditorin korvike. Kun haluan tarkistaa nopeasti, mihin prosessin vaihe liittyy tai miten osat on sijoitettu suhteessa toisiinsa, mobiilinäkymä on kätevä lähtökohta.

Käytännössä kannattaa lähestyä suurta piirrosta kahdessa vaiheessa: ensin hahmottaa kokonaisuus ja sitten suurentaa juuri sitä aluetta, jonka tekstit tai yhteydet pitää varmistaa. Tämä on parempi tapa kuin yrittää lukea koko sivua yhdellä kertaa. Jos tiedosto sisältää paljon pieniä merkintöjä, puhelimen näyttö asettaa silti rajan sille, kuinka mukavaa lukeminen on. Kaavio voi avautua, vaikka sen kaikkia yksityiskohtia ei olisi miellyttävää tarkastella pitkään.

Minusta tärkeä ero on siinä, etsitkö vastausta yhteen rajattuun kysymykseen vai yritätkö perehtyä laajaan dokumenttiin perusteellisesti. Ensimmäisessä tapauksessa puhelin on usein täysin riittävä: tarkistan esimerkiksi, missä järjestyksessä vaiheet etenevät tai mikä laatikko on kytketty tiettyyn haaraan. Jälkimmäisessä tapauksessa suuri näyttö ja työpöytäympäristö tarjoavat yleensä paremman työskentelyrauhan. Mobiilikatselu toimii parhaiten tarkastuksena, ei lupauksena siitä, että jokainen kaavio muuttuu helposti luettavaksi.

Mikä ihmeen VSD Viewer?

Okei, aloitetaan perusteista. VSD Viewer on sovellus, joka on suunniteltu erityisesti Visio-tiedostojen tarkasteluun, ja se tekee sen erittäin sulavasti. Se on saatavilla sekä Androidille että iOS:lle, ja voin kertoa, että se on ollut todellinen pelastus minulle useammin kuin kerran. Voit vain kuvitella tilanteen: olet matkalla, ja saat sähköpostin tärkeällä Visio-kaaviolla. Sen sijaan, että joutuisit odottamaan pääsyä tietokoneelle, voit vain avata tiedoston puhelimellasi.

VSD Viewer on Nektonyn tekemä yrityskäyttöön sopiva apuväline tilanteisiin, joissa Visio-piirroksen sisältö pitää saada näkyviin puhelimessa. Sen ilmoitettu ikäraja on PEGI 3, ja nykyinen versio on 4.4.6. Sovelluksen arvioiden keskiarvo on 3,4, ja arviota on kertynyt 303 käyttäjältä; lisäksi kirjoitettuja arvosteluja on 165. Latauksia on yli 10 000. Nämä luvut eivät yksin ratkaise, sopiiko sovellus sinulle, mutta ne asettavat sen mittakaavan: kyse on erikoistuneesta työkalusta eikä yleisestä piirrosohjelmasta, jota jokainen puhelimen käyttäjä tarvitsee.

Sovellus julkaistiin 26.6.2014, ja sen vähimmäiskäyttöjärjestelmävaatimus on versio 11. Ennen hankintaa tarkistan siis ensin oman laitteeni järjestelmäversion ja sen, että sovellus on saatavilla juuri käyttämälleni alustalle. Tiedostojen katseluun tarkoitettu työkalu ei auta, jos vastaan tuleva puhelin ei täytä vaatimusta. Tämä on erityisen hyödyllinen tarkistus, kun sovellusta harkitsee työpuhelimeen tai laitteeseen, jota päivitetään harvoin.

Kyse ei ole Visio-tiedostojen luomiseen tarkoitetusta korvaavasta suunnitteluympäristöstä. Jos tehtävänä on muuttaa prosessin rakennetta, siirtää muotoja, korjata yhdistimiä tai laatia uusi piirros, tarvitsen siihen sopivan editorin. VSD Viewer on perusteltu valinta silloin, kun tärkein tarve on avata piirros ja ymmärtää, mitä siinä esitetään. Juuri tämä rajaus auttaa asettamaan odotukset kohdalleen jo ennen ensimmäistä tiedostoa.

Käyttäjäystävällisyys

Ensivaikutelmani VSD Viewerista oli sen yksinkertaisuus. Sovellus on intuitiivinen, ja käyttöliittymä on suunniteltu niin, että jopa tekniikkaa vähemmän tuntevat käyttäjät voivat navigoida siinä ongelmitta. Kun avaat sovelluksen, sinut ohjataan nopeasti avaamaan tiedostosi, ja se tukee useita eri tiedostomuotoja, mikä on aivan mahtavaa.

Yksinkertaisuus on tässä vahvuus juuri siksi, ettei käyttäjän tarvitse opetella kokonaisen kaavioeditorin työkalupakkia vain saadakseen piirroksen näkyviin. Minusta tiedoston avaamisen pitäisi olla suora tehtävä: etsin oikean tiedoston, avaan sen ja keskityn sisältöön. Jos käsittelet Visio-tiedostoja vain silloin tällöin, tämä vähentää aloituskynnystä. Jos taas työskentelet päivittäin monien piirrosten kanssa, kannattaa arvioida myös sitä, kuinka helposti oma tiedostojen nimeämis- ja järjestelytapasi toimii sovelluksen kanssa.

Hyvä käytännön niksi on nimetä työssä käytettävät piirrokset niin, että tarkoitus ja versio erottuvat jo tiedostonimestä. Mobiilissa tiedoston valitseminen voi tuntua hitaalta, jos kansiossa on useita lähes samannimisiä luonnoksia. Selkeä nimeäminen vähentää väärän version avaamisen riskiä ilman mitään erityistä ominaisuutta. Tämä on pieni valmistelu, mutta varsinkin kokouksen kynnyksellä se voi säästää aikaa ja estää keskustelemasta vanhentuneesta kaaviosta.

Toiminnallisuus

Tämä ei ole pelkkä katseluohjelma. VSD Viewer tarjoaa mahdollisuuden zoomata, etsiä ja jopa tarkastella eri kerroksia kaavioissasi. Vaikka et voi muokata Visio-tiedostoja suoraan, on mahdollisuus lisätä kommentteja ja muistiinpanoja, mikä on todella hyödyllistä, kun työskentelet tiimin kanssa tai valmistat esitystä.

Kaavion suurentaminen auttaa etenkin silloin, kun yksi pieni tunniste tai yhteys ratkaisee tulkinnan. Etsintää kannattaa käyttää, kun tiedät sanan tai nimen, joka esiintyy dokumentissa, mutta et muista, missä kohdassa piirrosta se on. Kerrokset puolestaan voivat olla olennaisia, jos piirroksen eri osat on järjestetty erillisiin tasoihin: pelkkä yleiskuvan katsominen ei aina kerro, mitä kaikkea tiedostossa on, joten tarkistan tarpeen mukaan myös kerrosnäkymän. Nämä keinot tekevät puhelimesta hyödyllisemmän tarkistuspisteen kuin pelkkä staattisen kuvan avaaminen olisi.

Kommenttien ja muistiinpanojen käyttöä kannattaa ajatella omana työskentelytapanaan, ei merkkinä siitä, että alkuperäistä piirrosta voisi muokata. Jos huomaan esimerkiksi epäselvän kohdan, voin kirjata itselleni kysymyksen tai nostaa asian esiin tiimille, mutta rakenteen korjaaminen vaatii edelleen varsinaisen muokkaustyökalun. Tämä ero on tärkeä, jotta kukaan ei oleta puhelimella tehdyn huomion muuttaneen jaettua lähdetiedostoa. Jos muistiinpano liittyy työversioon, kirjaan myös riittävän täsmällisesti, mistä kaavion kohdasta puhun.

Yksi toimiva arjen työnkulku on avata piirros ennen tapaamista, etsiä siitä keskusteltava kohta ja kirjata kysymykset muistiin. Kokouksessa voin tarkastaa kaavion ilman, että yritän samalla tehdä rakenteellisia muutoksia pienellä näytöllä. Tapaamisen jälkeen vien varsinaiset muutosehdotukset sille henkilölle tai työkalulle, jolla alkuperäistä tiedostoa ylläpidetään. Näin katselusovellus palvelee juuri sitä tehtävää, jossa se on vahvimmillaan, eikä siitä yritetä tehdä koko projektin hallintapaikkaa.

Motoriset ja aisteihin liittyvät käytännöt

Puhelimella toimiminen voi helpottaa pääsyä kaavioon, mutta se ei ole kaikille yhtä vaivatonta. Pienellä näytöllä yksityiskohtien tarkistaminen edellyttää usein näkymän säätämistä, ja tarkka kohdistaminen voi olla hankalaa, jos sormien liike on rajoittunutta tai käsi väsyy helposti. Tällöin suurempi näyttö tai tietokoneen hiiri voi olla käytännöllisempi vaihtoehto. En siis pitäisi mobiilikatselua automaattisesti esteettömänä vain siksi, että tiedosto on mukana puhelimessa.

Myös näkömukavuus vaihtelee tilanteen mukaan. Kaavion suurentaminen auttaa lukemaan yksittäisiä kohtia, mutta se voi samalla rajata ympäröivää rakennetta pois näkymästä. Silloin joudun vuorottelemaan lähikuvan ja yleiskuvan välillä. Jos kaaviossa on paljon väreihin perustuvia erotteluja tai tiheää tekstiä, pelkkä suurentaminen ei välttämättä riitä. Minusta on järkevää tarkistaa tärkeä tulkinta tarvittaessa toiselta näytöltä tai pyytää selkeämpi versio piirroksesta sen tekijältä.

Kuuloaistiin liittyvä etu on tässä käyttötarkoituksessa ennen kaikkea se, ettei kaavion ymmärtäminen perustu ääneen: voin tarkastella tiedostoa hiljaisessa paikassa ilman äänellistä esitystä. Tämä ei kuitenkaan kerro mitään sovelluksen ääneenlukutoiminnoista, joten en suunnittelisi käyttöä niiden varaan. Jos tekstin lukeminen näytöltä on vaikeaa, omassa puhelimessa käytettävissä olevat suurennus- ja näyttöasetukset voivat auttaa, mutta niiden toimivuus kannattaa kokeilla omalla laitteella ja juuri sillä tiedostolla, jota on tarkoitus lukea.

Erityisen hyödyllinen kompromissi on käyttää puhelinta nopeaan paikantamiseen ja siirtyä suuremmalle näytölle silloin, kun tulkinta vaikuttaa työhön tai turvallisuuteen. Puhelin voi auttaa löytämään oikean laatikon tai yhteyden, mutta pidemmässä tarkastelussa tabletin tai tietokoneen laajempi näkymä voi vähentää jatkuvaa zoomaamista. Tämä ei ole sovelluksen vika, vaan kaavioiden ja pienen näytön välinen käytännön rajoite, joka kannattaa ottaa huomioon jo työskentelytapaa valitessa.

Yhteensopivuus

Yksi asia, joka yllätti minut positiivisesti, oli sovelluksen yhteensopivuus. Olipa sinulla käytössä uudempi tai vanhempi laite, VSD Viewer toimii sujuvasti. Tämä on erityisen tärkeää, kun otetaan huomioon, kuinka monilla eri laitteilla ja käyttöjärjestelmäversioilla ihmiset tänä päivänä työskentelevät.

Vaikka mobiilikatselu helpottaa eri laitteiden välillä siirtymistä, en tekisi tärkeää työtehtävää sen varaan tarkistamatta tiedostoa etukäteen. Jos tiedosto on tullut sähköpostilla tai jaetusta kansiosta, varmistan ensin, että kyseessä on oikea liite ja että se aukeaa puhelimessa. Näin huomaan mahdolliset käytännön pulmat ennen kokousta tai työmaakäyntiä, en vasta silloin, kun muiden odotetaan näkevän sama piirros. Tämä kokeilu on erityisen järkevä, jos kyseessä on suuri tai monimutkainen dokumentti.

Vertailussa tavallisiin vaihtoehtoihin VSD Viewer osuu erikoistuneen katseluohjelman ja yleisen mobiilityöskentelyn väliin. Kuvakaappaus tai PDF voi olla helpompi jakaa ihmiselle, joka ei tarvitse alkuperäistä tiedostorakennetta, mutta staattinen kuva ei tarjoa samaa tapaa tutkia Visio-piirrosta kerroksineen ja hakemalla. Työpöydän Visio-editori puolestaan sopii paremmin muutoksiin ja tarkkaan viimeistelyyn, mutta sitä ei ole yhtä kätevää ottaa esiin kesken matkan. Valinta riippuu siis siitä, pitääkö minun nähdä, jakaa vai muokata kaaviota.

Jos minulle lähetetään vain yksi pieni kaavio satunnaisesti, tiedoston voi joskus olla helpompi pyytää PDF-muodossa, etenkin jos vastaanottajan ei tarvitse tehdä muuta kuin lukea se. Jos taas työssä tulee säännöllisesti vastaan Visio-tiedostoja ja niiden sisältöä pitää tutkia puhelimella, erillinen katseluohjelma on luontevampi ratkaisu. Vertailussa ei ole yhtä kaikille sopivaa voittajaa: VSD Viewer on perusteltu silloin, kun alkuperäisen kaavion tarkasteluominaisuuksista on hyötyä, mutta pelkkä valmis sivu voi riittää yksinkertaiseen jakamiseen.

Tilanteet, joissa mobiilikatselu auttaa

Kuvitellaan tavallinen työpäivä: olen matkalla asiakkaalle, ja minulle lähetetään uusi prosessikaavio ennen tapaamista. Puhelimella voin avata tiedoston, etsiä keskustelussa mainitun vaiheen ja tarkistaa, mihin seuraava yhteys johtaa. Jos jokin kohta jää epäselväksi, kirjaan kysymyksen muistiin sen sijaan, että yrittäisin muuttaa kaaviota lennossa. Tapaamiseen saapuu silloin paremmin valmistautuneena, mutta varsinainen korjaus jää edelleen tehtäväksi sopivassa editorissa.

Toinen realistinen käyttö on työpaikan tai projektin nopea vertailu: haluan tarkistaa, vastaako käsillä oleva piirros sitä prosessia, josta tiimi puhuu. Tällöin zoomaus ja haku voivat säästää selailua, mutta tiedostonimi ja versio pitää silti tarkistaa huolellisesti. Jos työntekijät lähettävät toisilleen useita luonnoksia, väärän tiedoston avaaminen voi olla suurempi ongelma kuin sovelluksen käyttö. Selkeä versiointi ja sovittu tapa nimetä tiedostot ovat siksi osa hyvää mobiilityönkulkua.

Kaavioita voidaan tarkastella myös paikoissa, joissa tietokoneen käyttö ei ole kätevää, kuten käytävällä, matkalla tai lyhyen tauon aikana. Puhelimen arvo on silloin siinä, että tieto on mukana, ei siinä, että se tekisi perusteellisesta suunnittelusta yhtä helppoa kuin työpöydällä. Jos minun täytyy esitellä kaavio ryhmälle, tarkistan etukäteen, että näyttö on riittävän suuri ja että piirroksen tärkeät kohdat ovat luettavissa. Pieneltä puhelimelta näyttäminen sopii nopeaan keskusteluun, ei välttämättä yhteiseksi esitysnäytöksi.

Myös oma työnjako kannattaa miettiä: käytän sovellusta lukemiseen ja kysymysten valmisteluun, mutta en korvaa sillä hyväksyntä- tai dokumentointikäytäntöä, jota työpaikalla jo noudatetaan. Jos piirros on osa päätöstä, varmistan että kaikilla on sama versio ja että huomioista jää sovittu jälki. Katseluohjelma voi tuoda kaavion nopeasti saataville, mutta se ei yksin ratkaise sitä, miten organisaatio jakaa, hyväksyy tai arkistoi piirroksia.

Hinnoittelu

VSD Viewer tarjoaa ilmaisen version, mikä on hienoa, jos tarvitset sitä vain satunnaisesti. Kuitenkin, jos huomaat käyttäväsi sitä säännöllisesti, suosittelen harkitsemaan premium-versiota. Se ei maksa paljon, ja lisäominaisuudet, kuten mainosten poistaminen ja parempi asiakirjojen hallinta, ovat sen arvoisia.

VSD Viewer maksaa 9,99 €. Ennen ostoa miettisin, kuinka usein minulle todella tulee vastaan Visio-tiedostoja ja onko puhelimella katsomisesta selvä hyöty. Jos avaan tällaisen piirroksen vain harvoin, hinnan perustelu riippuu siitä, kuinka paljon nopeampi mobiilitarkistus on verrattuna siihen, että odotan tietokoneelle pääsyä tai pyydän tiedoston PDF-muodossa. Jos taas kaavioita tulee vastaan työssä toistuvasti, suora katselumahdollisuus voi olla ajan säästön arvoinen.

En tekisi päätöstä kuvittelemalla sovellukselle ominaisuuksia, joita en tarvitse. Tärkein kysymys on, ratkaiseeko se minun oman ongelmani: saanko tiedoston auki, löydänkö siitä tarpeellisen tiedon ja sopiiko pienellä näytöllä työskentely omaan tapaani lukea kaavioita? Jos vastaus on epävarma, kokeilen ensin juuri sellaista tiedostoa, jota aion käyttää, ennen kuin sitoudun säännölliseen työnkulkuun. Maksullisen työkalun arvo syntyy käytännön tarpeesta, ei ominaisuusluettelon pituudesta.

On myös hyvä erottaa toisistaan katselutarve ja muokkaustarve. Jos suurin osa ajasta kuluu piirrosten korjaamiseen, maksaminen katseluohjelmasta ei poista tarvetta hankkia erillistä editoria. Jos taas työni on tarkistaa, löytää ja kommentoida sisältöä, katseluun suunniteltu sovellus voi olla järkevämpi kuin laajempi työkalu, jonka muita toimintoja en käytä. Tämän eron pohtiminen tekee hintavertailusta paljon hyödyllisemmän kuin pelkkä ilmaisen ja maksullisen vaihtoehdon vastakkainasettelu.

Kenelle se sopii ja missä se jää vajaaksi

Suosittelisin VSD Vieweria ihmiselle, joka saa Visio-piirroksia osana työtään ja tarvitsee niihin pääsyn myös silloin, kun tietokonetta ei ole lähellä. Se voi olla hyödyllinen esimerkiksi prosesseja läpikäyvälle työntekijälle, projektin jäsenelle tai henkilölle, joka valmistautuu keskusteluun tarkistamalla kaavion puhelimesta. Sen erityinen vahvuus on alkuperäisen piirroksen tutkiminen, kun taas kuvakaappaus tarjoaa vain sen, mitä yhdelle kuvalle on valmiiksi rajattu.

Jättäisin sen väliin, jos et käytännössä saa Visio-tiedostoja tai jos tarvitset ennen kaikkea työkalun kaavioiden laatimiseen ja muokkaamiseen. Se ei myöskään ole ihanteellinen ratkaisu pitkään, tarkkuutta vaativaan lukemiseen silloin, kun käytössä on vain pieni puhelimen näyttö. Näissä tilanteissa pöytätietokoneen editori tai suuremmalla näytöllä toimiva vaihtoehto on todennäköisesti mukavampi. Jos vastaanottajalle riittää staattinen esikatselu, PDF voi puolestaan olla helpompi jakaa.

Jos olet epävarma tiedostojen toimivuudesta, kokeile ensin avata oikea VSD-, VDX- tai VSDX-piirros ennen kuin suunnittelet sen varaan kokousta. Näin huomaat, onko sisältö tarpeeksi luettavaa omalla laitteellasi ja vastaako katselutapa työtehtävääsi. Samalla voit selvittää, riittääkö haku, zoomaus ja kerrosten tarkastelu vai tarvitsetko varsinaista muokkausta. Tämä pieni ennakkotesti kertoo enemmän kuin yleinen lupaus siitä, että mobiilikatselu sopii kaikkiin tilanteisiin.

Loppusanat

Joten, siinä se. Jos tarvitset työkalun Visio-tiedostojen tarkasteluun matkalla, VSD Viewer for Visio Drawings on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen sovellus. Se on helppokäyttöinen, monipuolinen ja tarjoaa kaiken, mitä tarvitsen päivittäisessä käytössäni. Suosittelen lämpimästi lataamaan sen ja kokeilemaan itse, miten se voi helpottaa elämääsi.

Käy lataamassa sovellus suoraan Google Play Storesta tai App Storesta ja kokeile sitä itse!

Oma lopullinen arvioni on myönteinen mutta rajattu: tässä on käytännöllinen tapa ottaa Visio-kaavio mukaan, ei ratkaisu kaikkiin kaavioiden käsittelyn tarpeisiin. Jos arvostat sitä, että voit tarkistaa tiedoston nopeasti, etsiä tiettyä kohtaa ja tarkastella rakennetta ilman tietokonetta, siitä voi olla konkreettista hyötyä. Jos taas tarvitset esteettömäksi suunniteltua lukukokemusta, laajaa muokkausta tai pitkää työskentelyä suurten piirrosten parissa, testaa ensin omalla laitteellasi ja harkitse myös suurempaa näyttöä tai muuta työkalua. Minulle tärkeintä on, että sovellus tekee mobiilikatselun mahdolliseksi samalla kun sen rajat pysyvät selvillä.